1.2.1  Beredningen av EU-rättsakten

För att öka öppenheten i samband med affärsverksamhet och minska den administrativa bördan för företagen lade kommissionen den 29 mars 2023 fram ett förslag till direktiv COM (2023) 177 final om ändring av direktiven 2009/102/EG och (EU) 2017/1132 vad gäller att ytterligare utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten. I direktivförslaget föreslogs ändringar och kompletteringar av redan befintlig reglering som kodifierats i direktiv (EU) 2017/1132 om vissa aspekter av bolagsrätt (bolagsrättsdirektivet). 

Den 19 december 2024 antog Europaparlamentet och rådet direktiv (EU) 2025/25 om ändring av direktiven 2009/102/EG och (EU) 2017/1132 vad gäller att ytterligare utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten. Direktivet offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning den 10 januari 2025 och trädde i kraft den 30 januari 2025, dvs. den tjugonde dagen efter det att det offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning på det sätt som föreskrivs i artikel 5 i direktivet.  

Tidsfristen för det nationella genomförandet av direktivet är den 31 juli 2027 (artikel 4.1). Dock ska de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att följa artikel 19.2 i (”det genomsnittliga antalet anställda i bolaget under räkenskapsåret, om nationell rätt kräver att sådan information ska göras tillgänglig i bolagets bokslut och från och med den tidpunkt då denna information kan extraheras som uppgifter.") och artikel 19b (information om koncerner) sättas i kraft senast den 1 augusti 2028 och tillämpas från och med den 1 augusti 2029 (artikel 4.3). 

Riksdagen informerades om beredningen av direktivet den 11 maj 2023 genom U-skrivelsen U 4/2023 rd, där statsrådet på en allmän nivå förhöll sig positivt till att företagens administrativa börda minskas, att öppenheten i samband med affärsverksamhet ökas och att tillförlitligheten för uppgifter i företagsregister förbättras. Statsrådet ansåg att medlen för att uppnå målen bör vara proportionella på så sätt att nyttan av de föreslagna medlen bör överstiga kostnaderna för genomförandet av dem. Det är viktigt att verksamhetsmiljön utvecklas på ett sådant sätt att det blir lättare för företag att verka på den inre marknaden och att företagen mer effektivt kan utnyttja de möjligheter som denna skapar. Statsrådet har lämnat en kompletterande U-skrivelse UJ 20/2023 rd, där statsrådet har preciserat sin ståndpunkt till kommissionens proposition. Genom skrivelsen har statsrådet upprepat sin tidigare ståndpunkt och preciserat den till vissa delar. 

Stora utskottet antog riksdagens ståndpunkt (StoURS 46/2023 rd) och omfattade i enlighet med ekonomiutskottets utlåtande statsrådets ståndpunkt. 

1.2.2  Beredningen av propositionen

Regeringens proposition har beretts vid arbets- och näringsministeriet. Numret för projektet som inrättades den 26 februari 2025 är TEM027:00/2025. 

Projektet inleddes i mars–april 2025 genom en begäran om utlåtande genom vilken arbets- och näringsministeriet kartlade de aspekter som ska beaktas i lagstiftningen. Efter denna första remissbehandling inleddes den egentliga lagberedningen. 

Det egentliga remissförfarandet genomfördes den 11 december 2025–26 januari 2026. Ett sammandrag av remissvaren presenteras i avsnitt 8 Remissvar. 

2.1.1  Kodifieringsdirektivet

Med kodifieringsdirektivet avses Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2017/1132 om vissa aspekter av bolagsrätt (nedan kodifiering). Till direktivets centrala mål hör bl.a. att öka öppenheten beträffande företagsinformation och förbättra tillgången till information, att sammankoppla företagsregister på EU-nivå samt att harmonisera regleringen av filialer. I Finland gäller kodifieringen aktiebolag och filialer. I artikel 16 och 18 föreskrevs om offentliggörande av de handlingar som avses i kodifieringen, t.ex. avtal om bolagsbildning och bokslut, utöver på papper också i elektronisk form, men det ställdes inga närmare krav på det elektroniska formatet. 

2.1.2  Första digitaliseringsdirektivet

Med det första digitaliseringsdirektivet avses direktiv (EU) 2019/1151 om ändring av direktiv (EU) 2017/1132 vad gäller användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt. Syftet med direktivet är att skapa förutsättningar för en effektivt fungerande, moderniserad, administrativt förenklad och konkurrenskraftig inre marknad och för att säkerställa företagens konkurrenskraft och förtroendet för företagen. För att uppnå detta mål behövs utförlig och tillgänglig information om företag liksom om filialer. I artikel 16.6 i direktivet föreskrivs därför att ”[m]edlemsstaterna ska säkerställa att alla handlingar och all information som inges som en del av bildandet av ett bolag, registreringen av en filial eller ingivandet från ett bolag eller en filial, lagras av registren i maskinläsbart och sökbart format eller som strukturerade data.” 

2.1.3  Andra digitaliseringsdirektivet

Med det andra digitaliseringsdirektivet avses direktiv (EU) 2025/25 om ändring av direktiven 2009/102/EG och (EU) 2017/1132 vad gäller att ytterligare utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten. Digitala verktyg är avgörande för att säkerställa kontinuitet i affärsverksamheten och företagens samverkan med register och myndigheter. För att öka förtroendet och transparensen i företagsklimatet och underlätta företagens transaktioner och verksamhet på den inre marknaden, särskilt när det gäller mikroföretag samt små och medelstora företag, i enlighet med definitionen i kommissionens rekommendation 2003/361/EG, betonar direktivet att företag, myndigheter och andra berörda parter ska ha tillgång till tillförlitlig bolagsinformation som kan användas utan betungande formaliteter i ett gränsöverskridande sammanhang 

För att skydda tredje parters intressen och öka det allmänna förtroendet för affärstransaktioner med olika bolagsformer på den inre marknaden anser direktivet det vara viktigt att öka transparensen och underlätta gränsöverskridande tillgång till information om så kallade kommersiella partnerskap. Kraven på offentlighet för dessa partnerskap bör återspegla motsvarande krav på offentlighet för aktiebolag. 

Antalet anställda i ett bolag är viktig information för berörda parter. Det är t.ex. en av de faktorer som avgör ett bolags storlekskategori. Bolagen måste uppge det genomsnittliga antalet anställda under räkenskapsåret i sina finansiella rapporter enligt Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/34/EU.  

Bolagets aktieägare, potentiella investerare, borgenärer, myndigheter, anställda och organisationer i civilsamhället har ett legitimt intresse av att få tillgång till information om strukturen i den koncern som ett företag tillhör. Information om koncerner är viktig för att främja transparens och öka förtroendet för företagsklimatet. Informationen bidrar också till upptäckt av bedrägliga eller otillbörliga system som kan påverka offentliga intäkter och den inre marknadens trovärdighet. Därför bör information om koncernstrukturer vara allmänt tillgänglig genom systemet för sammankoppling av handelsregister på EU-nivå för både inhemska och gränsöverskridande koncerner. 

Berörda parter behöver veta om det finns en koncern och hur man ska hitta och tolka denna information i koncernredovisningarna. Allmänt tillgänglig information om koncerner genom systemet för sammankoppling av register främjar öppenhet och tillgång till denna information. Tillgång till denna information genom systemet för sammankoppling av register skulle också göra det möjligt att automatiskt koppla ett företag till andra företag i samma koncern tack vare deras EUID och ge tillgång till ytterligare information om varje företag i en koncern. 

Direktivet överlåter åt medlemsstaterna att besluta hur de ska samla in nödvändig information om koncerner och information om det genomsnittliga antalet anställda i ett företag. För att undvika att nya krav ställs på företagen skulle registren kunna extrahera sådana uppgifter direkt från de årsredovisningar som lämnas in till registret. Kravet på att offentliggöra uppgifter om det genomsnittliga antalet anställda bör därför villkoras av att denna information finns tillgänglig i ett format som möjliggör extrahering av uppgifter. Med tanke på kraven avseende strukturerade data och maskinläsbara och sökbara format enligt unionsrättsakter såsom kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/815 Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/815 av den 17 december 2018 om komplettering av Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/109/EG vad gäller tekniska tillsynsstandarder för specificering av ett enhetligt elektroniskt rapporteringsformat (EUT L 143, 29.5.2019, s. 1)., kommissionens genomförandeförordning (EU) 2023/138 Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2023/138 av den 21 december 2022 om fastställande av en förteckning över särskilda värdefulla dataset och arrangemangen för offentliggörande och vidareutnyttjande av dessa (EUT L 19, 20.1.2023, s. 43). och bolagsrättsdirektivet, bör registren också kunna extrahera information om koncerner på automatisk väg. 

2.2.1  Tillämpningsområde

Enligt bilaga II till kodifieringen tillämpas kodifieringen i Finland på privata och publika aktiebolag. Genom artikel 13 som ändrats genom det andra digitaliseringsdirektivet utvidgades tillämpningsområdet till att gälla de bolagsformer som förtecknas i bilaga II, dvs. öppna bolag och kommanditbolag till de delar som anges. 

I artikel 14a k i bolagsrättsdirektivet föreskrivs att partnerskap ska offentliggöra de redovisningshandlingar för varje räkenskapsår som obligatoriskt ska offentliggöras enligt direktiv 86/635/EEG, 91/674/EEG och 2013/34/EU. På motsvarande sätt föreskrivs i artikel 16.6 om handlingars struktur i fråga om sådana handlingar som inges till registret. Då tillämpas bestämmelserna om digitala bokslut på de personbolag som enligt direktivet är skyldiga att lämna in sina bokslut till handelsregistret. I fråga om personbolag omfattar tillämpningsområdet 

öppna bolag som har ett aktiebolag som bolagsman, 

öppna bolag som har ett öppet bolag som bolagsman, eller kommanditbolag som har ett aktiebolag som bolagsman, 

kommanditbolag som har ett aktiebolag som ansvarig bolagsman, 

kommanditbolag som har ett öppet bolag som ansvarig bolagsman eller kommanditbolag som har ett aktiebolag som ansvarig bolagsman. 

Enligt artikel 30.1 g i bolagsrättsdirektivet gäller skyldigheten att offentliggöra räkenskapshandlingar också en filials räkenskapshandlingar enligt artikel 31. 

2.2.2  Räkenskapshandlingar som ska offentliggöras

I artikel 14 f i bolagsrättsdirektivet föreskrivs det att aktiebolag och i artikel 14a k att partnerskap ska offentliggöra de redovisningshandlingar för varje räkenskapsår som obligatoriskt ska offentliggöras enligt direktiven 86/635/EEG, 91/674/EEG och 2013/34/EU. 

I fråga om filialer gäller enligt artikel 30.1 g i kodifieringen skyldigheten att offentliggöra räkenskapshandlingar enligt artikel 31. Enligt artikel 31 ska ”skyldigheten att offentliggöra enligt artikel 30.1 g begränsas till de av bolagets räkenskapshandlingar som i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG och direktiv 2013/34/EU har upprättats, reviderats och offentliggjorts enligt lagstiftningen i den medlemsstat som bolaget lyder under. Medlemsstaterna får föreskriva att det obligatoriska offentliggörande som gäller för räkenskapshandlingar som avses i artikel 30.1 g får anses vara uppfyllt i och med offentliggörandet i registret i den medlemsstat där bolaget är registrerat i enlighet med artikel 14 f.” Redovisningsdirektivet reglerar i sin tur när en filial kan ge in huvudrörelsens finansiella rapporter för registrering och när den ska upprätta egna finansiella rapporter. 

2.2.3  Digitalisering och offentliggörande av räkenskapshandlingar i registret

Genom det första digitaliseringsdirektivet föreskrivs det bl.a. om gränsöverskridande elektronisk kommunikation. Av betydelse med tanke på handlingarnas och uppgifternas elektroniska karaktär var den ersatta artikeln 16.6, enligt vilken: ”Medlemsstaterna ska säkerställa att alla handlingar och all information som inges som en del av bildandet av ett bolag, registreringen av en filial eller ingivandet från ett bolag eller en filial, lagras av registren i maskinläsbart och sökbart format eller som strukturerade data.” Det är inte entydigt vad som avses med maskinläsbart och sökbart format. 

I kommissionens genomförandeakt som antas med stöd av bolagsrättsdirektivet föreskrivs det om tekniska standarder och klassificering för handlingar och information som ska lämnas in i enlighet med artikel 16.6, med beaktande av tekniska standarder som redan används i medlemsstaternas register. I detta skede är det inte klart om detta kommer att gälla även redovisningsstandarder och taxonomi. Kommissionen ska anta sin genomförandeakt senast den 31 juli 2026. 

2.2.4  Uppgifter som ska antecknas separat i det digitala bokslutet

I och med direktivreformen kommer vissa uppgifter att redovisas separat som noter till bokslutet, så att de också kan märkas på ett digitalt enhetligt sätt, dvs. ”taggas.” De relevanta uppgifterna är följande:  

EUID: Enligt artikel 16.1 i det andra digitaliseringsdirektivet ska medlemsstaterna säkerställa att bolag som förtecknas i bilagorna II och IIB har en europeisk unik identifieringskod (nedan kallad EUID) som avses i punkt 9 i bilagan till kommissionens genomförandeförordning (EU) 2021/1042 och som gör det möjligt att entydigt identifiera dem inom ramen för kommunikation mellan register genom det system för sammankoppling av handelsregister som inrättats i enlighet med artikel 22. EUID ska åtminstone bestå av de element som gör det möjligt att identifiera registermedlemsstaten, det nationella ursprungsregistret, bolagets nummer i registret och, om lämpligt, specifikationer för att undvika identifieringsfel. 

Genomsnittligt antal anställda: Enligt artikel 19.2 led i i det andra digitaliseringsdirektivet ska det genomsnittliga antalet anställda i bolaget under räkenskapsåret vara tillgängligt genom systemet för sammankoppling av handelsregister, om nationell rätt kräver att sådan information ska göras tillgänglig i bolagets bokslut och från och med den tidpunkt då denna information kan extraheras som uppgifter. Denna information om personalen krävs i 2 kap. 8 § 1 mom. 1 punkten i Finlands bokföringsförordning; skyldigheten gäller såväl företag som hör till en koncern som företag som inte hör till en koncern och som är större än små företag och således är skyldiga att iaktta bokföringsförordningen. På motsvarande sätt föreskrivs i 3 kap. 11 § i statsrådets förordning om uppgifter som ska tas upp i små- och mikroföretags bokslut (1753/2015). 

Information om koncerner: I artikel 19b om koncerninformation som fogats till kodifieringen genom det andra digitaliseringsdirektivet föreskrivs det bl.a. att information om koncerners moder- och dotterföretag ska göras tillgängliga i systemet för sammankoppling av handelsregister. Sådan information är i fråga om moderbolag bl.a. firma, den juridiska personens form, EUID-kod och den stat där moderföretaget är registrerat. På motsvarande sätt är denna information för varje dotterföretag bl.a. firma, hemort, den juridiska personens form, personbolagets stadgeenliga hemort och den medlemsstat där personbolaget är registrerat, personbolagets registreringsnummer och EUID-kod. 

2.2.5  Den andel av kapitalet som innehas mellan det yttersta moderbolaget och vart och ett av dotterbolagen.

Med stöd av artikel 19b.2 i bolagsrättsdirektivet får medlemsstaterna föreskriva att det digitala bokslutet också ska omfatta information om den andel av kapitalet som innehas mellan det yttersta bolaget och vart och ett av dotterbolagen. Artikeln är en dispositiv bestämmelse, och därför har medlemsstaten ingen EU-rättslig skyldighet att genomföra den nationellt. Med stöd av den artikeln får en medlemsstat, om den så önskar, kräva att även information om den ägarandel som moderföretaget och andra företag i samma koncern innehar av en digitalt rapporterande bokföringsskyldig ska anmälas för registrering. Eftersom artikeln inte är tvingande rätt, kan varje medlemsstat självständigt besluta om det nationella genomförandet av artikeln. I denna regeringsproposition anses genomförandet inte vara motiverat. I och med att artikeln är dispositiv handlar medlemsstaterna inte enhetligt i ärendet, varför nyttan av att det i Finland skulle föreskrivas en skyldighet enligt artikeln skulle vara begränsad på EU-nivå. 

3.2.1  Inledning

De största problemen i nuläget hänför sig till bokslutsmaterialets kvalitet och användbarhet. För närvarande kan företagens viktigaste ekonomiska informationsmaterial, som är avsett att vara offentligt och vars produktion och verifiering som helhet utgör ett omfattande arbete, slutligen emellertid utnyttjas dåligt. Den främsta orsaken till problemen är att materialet inte är i strukturerad form. Materialet i dess nuvarande form är inte effektivt maskinläsbart, och det är därför inte direkt möjligt att automatiskt behandla och analysera materialet i datasystemen. 

Patent- och registerstyrelsen kan inte maskinellt validera bokslutsuppgifter i pdf-format. Vilken som helst information som lämnats in form av bokslut (exkl. personbeteckningar) registreras automatiskt som sådan och förmedlas direkt till kunderna. Det är möjligt att någon av de centrala delarna i bokslutet saknas. Likaså kan ett bokslut som inte har fastställts eller något annat bokslutsutkast ges in, eftersom tidpunkten för inlämnande av skattedeklarationen och tidpunkten för fastställande av bokslutet bestäms enligt olika lagar.  

Eftersom materialet inte finns i strukturerad form, kan användarna inte bearbeta och vidareförädla det effektivt. Detta drabbar användare som behöver omfattande bokslutsmaterial t.ex. för statistikföring, verkställande av beskattning, revision samt kreditvärdering och andra företagsanalyser. 

3.2.2  Administrativ börda

Den administrativa bördan för företagen att ge in bokslut till handelsregistret är inte särskilt stor. En betydligt större kostnad och arbetsbörda uppstår av att upprätta bokslutet och organisera revisionen. Att ge in ett fastställt bokslut till handelsregistret genom de tillgängliga kanalerna en gång om året är en relativt liten uppgift, men kräver ändå manuella arbetsskeden. Endast digitala bokslut kan ges in helt automatiserat, varvid bokslutet kan lämnas med hjälp av en knapptryckning i en programvara för ekonomiförvaltning som aktiverat iXBRL-gränssnittet. 

3.2.3  Nationella bestämmelser som förutsätts enligt Europeiska unionens bolagsrättsdirektiv

Den gällande nationella lagstiftningen uppfyller inte bestämmelserna i det nuvarande bolagsrättsdirektivet om offentliggörande av bokslut i digital form och om de uppgifter som ska antecknas i bokslut. 

5.1.1  Tillämpningsområde

I enlighet med bolagsrättsdirektivet föreslås det i propositionen att digital form för det första ska vara den enda formen för upprättande av ett aktiebolags bokslut och verksamhetsberättelse. Det är fråga om juridiska personer som är införda i handelsregistret uttryckligen som aktiebolag. Vid sidan av aktiebolag utsträcks samma skyldighet som avser digital form också till de personbolag (dvs. öppna bolag och kommanditbolag där samtliga ansvariga bolagsmän är aktiebolag, antingen direkt eller indirekt via ett personbolag) som ska lämna in sitt bokslut och en eventuell verksamhetsberättelse till registermyndigheten. 

I fråga om filialer föreskrivs det dessutom att bokslutshandlingarna för en näringsidkares filial i Finland ska upprättas och registreras i digital form, om inte den utländska näringsidkarens bokslutshandlingar har upprättats i enlighet med bokslutsdirektivet eller på motsvarande sätt så att de kan hållas tillgängliga i EU:s system för sammankoppling av handelsregister (Bris). 

5.1.2  Digitalisering av bokslutshandlingar

För att underlätta registreringen av bokslut utfärdar Patent- och registerstyrelsen, som är nationell registermyndighet, närmare bestämmelser om det tekniska förfarandet. Med tanke på informationens användbarhet och eventuella vidareförädling är det ändamålsenligt att tillämpa en enhetlig form för upprättande. Därför föreslås det att bokslutet ska upprättas i digitalt XHTML-format på motsvarande sätt som i fråga om hållbarhetsrapporterande företags verksamhetsberättelse och hållbarhetsrapport enligt 7 kap. i bokföringslagen. Genom registermyndighetens försorg fastställs också PRS-identifieringarna (på iXBRL-märkspråket) för genomförandet av bolagsrättsdirektivet och ändringarna i det. Av myndighetsbeslutet om PRS-identifiering framgår boksluts- och verksamhetsberättelsetaxonomin, som är en strukturerad och standardiserad datamodell för digital form. 

För att de digitalt rapporterande bokföringsskyldiga och programvaruleverantörerna ska få information om PRS-identifieringarna i tillräckligt god tid, publicerar Patent- och registerstyrelsen dem före utgången av juni året före respektive kalenderår som ska rapporteras. 

Patent- och registerstyrelsen gör de digitala bokslutshandlingarna tillgängliga som strukturerade data i en form som möjliggör sökningar. 

5.1.3  Omvandlingstjänst

Företagen kan för digitaliseringen av sina bokslutsuppgifter använda programvaror för ekonomiförvaltning själva eller anlita revisionsbyråernas tjänster. Som ett alternativ till det moderna utnyttjandet av en programvara för ekonomiförvaltning kan de minsta företagen omvandla sina bokslut till digital form i en avgiftsfri tjänst som Patent- och registerstyrelsen tillhandahåller. Tjänsten begränsas till små företag och mikroföretag enligt bokföringslagen. Patent- och registerstyrelsen utfärdar närmare föreskrifter om omvandlingstjänsten. 

5.1.4  Märkning av noter till det digitala bokslutet och koncernbokslutet

I propositionen åläggs digitalt rapporterande bokföringsskyldiga att i noterna till det digitala bokslutet märka (dvs. på vardagligt språk ”tagga”) de uppgifter som förutsätts i bolagsrättsdirektivet och som ska föras in i EU:s system för sammankoppling av handelsregister (Bris).  

Bolagsrättsdirektivet förutsätter att medlemsstaterna säkerställer att de bokföringsskyldiga som omfattas av tillämpningsområdet har en europeisk unik identifieringskod, EUID, som gör det möjligt att entydigt identifiera dem inom ramen för kommunikationen mellan registren. EUID (eng. European Unique Identifier) är EU-omfattande och möjliggör identifiering av företag och kontakter mellan handelsregister i olika EU-länder via Bris, vilket minskar överlappningar och fel i uppgifterna. I Finland bildas EUID av landskoden ”FI”, registrets kod och FO-numret. Formen för EUID i Finland är FIFPRO.1234567-8.  

Dessutom ska det genom systemet för sammankoppling finnas tillgång till det genomsnittliga antalet anställda i bolaget under räkenskapsåret, om den nationella lagstiftningen kräver att sådan information görs tillgänglig i bolagets bokslut, såsom t.ex. i Finland. 

I systemet för sammankoppling ska information om koncernernas moder- och dotterföretag göras tillgängliga. Sådan information är i fråga om moderbolag bl.a. firma, den juridiska personens form, EUID-kod och den stat där moderföretaget är registrerat. På motsvarande sätt är denna information för varje dotterföretag bl.a. firma, hemort, den juridiska personens form, personbolagets stadgeenliga hemort och den medlemsstat där personbolaget är registrerat, personbolagets registreringsnummer och EUID-kod. 

5.1.5  Ikraftträdande

Skyldigheten att upprätta ett digitalt bokslut graderas så att de digitalt rapporterande bokföringsskyldiga som är skyldiga att välja revisorer ska upprätta ett digitalt bokslut för den räkenskapsperiod som börjar den 1 juli 2027 eller därefter och bokslutet ska ges in för registrering för första gången i huvudsak åren 2028 eller 2029. De digitalt rapporterande bokföringsskyldiga som inte är skyldiga att välja revisorer ska upprätta sitt bokslut i digital form för den räkenskapsperiod som börjar den 1 juli 2028 eller därefter och bokslutet ska ges in för registrering för första gången i huvudsak åren 2029 och 2030. Tidsfristerna för ingivande för registrering av bokslut och verksamhetsberättelse ändras inte. 

5.2.1  Konsekvenser för företagens verksamhet

Konsekvenser för de anmälningsskyldiga i fråga om digitala bokslut

Den största förändringen för de anmälningsskyldiga i fråga om det digitala bokslutet är att det digitala bokslutet alltid ges in direkt till Patent- och registerstyrelsen. För närvarande lämnar många företag in sitt bokslut som bilaga till skattedeklarationen till Skatteförvaltningen, varifrån bokslutet när det getts in på rätt sätt förmedlas för registrering också till Patent- och registerstyrelsens handelsregister. I bokslutsanmälan ingår också verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen och en eventuell hållbarhetsgranskningsberättelse.  

Övergången till digitala bokslut innebär i praktiken att många företag i fortsättningen ska ge in sitt digitala bokslut direkt till Patent- och registerstyrelsen, varvid användningen av Patent- och registerstyrelsens kanaler för e-tjänster ökar jämfört med nuläget. Om det digitala bokslutet inte skickas direkt till gränssnittet från programvaran för ekonomiförvaltning, ska det ges in till handelsregistret antingen i FODS-tjänsten eller i undantagsfall med en webblankett. Båda kommunikationskanalerna används också för andra anmälningar till handelsregistret. 

Avsikten är att största delen av företagen lämnar in det digitala bokslutet direkt från sin programvara för ekonomiförvaltning till Patent- och registerstyrelsens gränssnitt för bokslut. Detta minskar det arbete som bokslutsanmälan medför för företagen.  

Om ett företag inte har tillgång till någon programvara för ekonomiförvaltning som skapar ett digitalt bokslut, måste företaget omvandla sitt bokslut som gjorts på annat sätt till digital form. Stora företag kan för de märkningar som krävs använda programvara som kan köpas på den fria marknaden. Motsvarande används för närvarande av t.ex. börsnoterade företag för märkning av Esef-bokslut. Europeiska noterade bolag (emittenter av aktier och obligationer på reglerade marknader) ska ha rapporterat sina bokslut och verksamhetsberättelser i ett gemensamt elektroniskt format (Esef, European Single Electronic Format) från och med boksluten 2021. Esef-boksluten och verksamhetsberättelserna ska upprättas i XHTML-format, och de IFRS-koncernbokslutsuppgifter som ingår i XHTML-dokumentet ska märkas med XBRL-märkningar. XBRL-märkningen görs med användning av iXBRL-teknologi (InlineXBRL). För att det ska vara möjligt för alla företag att upprätta ett digitalt bokslut har Patent- och registerstyrelsen för små företag skaffat en omvandlingstjänst, som gör det möjligt för företagen att själva producera digitala bokslut.  

Användning av omvandlaren

Patent- och registerstyrelsen erbjuder små företag en webbläsarbaserad omvandlare som gör det möjligt för företagen att avgiftsfritt omvandla t.ex. ett bokslut som upprättats i ett ordbehandlingssystem till iXBRL-format och därefter ge in det till Patent- och registerstyrelsens handelsregister via FODS-tjänsten. Syftet med omvandlaren är att hjälpa små företag att digitalisera bokslutet, om företaget inte har en lämplig programvara för ekonomiförvaltning. I omvandlaren erbjuds kalkylmallar (t.ex. Excel-mallar) som imiterar de minsta företagens bokslutsscheman och där företaget kan fylla i sina bokslutsuppgifter.  

I omvandlaren väljs en kalkylmall enligt sättet för upprättande av företagets bokslut och mallen laddas ner på användarens dator från webbplatsen för omvandlingstjänsten. I mallen ifylls företagets bokslutsuppgifter i de fält som reserverats för dem. Användaren sparar den ifyllda filen på sin dator och går därefter till omvandlingstjänstens webbplats och laddar upp filen till omvandlaren. Omvandlaren omvandlar den ifyllda mallen till ett digitalt bokslut som innehåller de iXBRL-märkningar som behövs. Efter det laddar användaren ner filen som omvandlaren har skapat på sin dator. När bolagsstämman har fastställt bokslutet ger företaget in det digitala bokslutet för registrering i handelsregistret via FODS-tjänsten. 

Omvandlaren gör det möjligt att omvandla ett vanligt bokslut till digital form. Användningen av omvandlingstjänsten baserar sig på Patent- och registerstyrelsens kalkylmallar. Patent- och registerstyrelsen kan erbjuda kalkylmallar enligt de bokslutsscheman som mikro- och småföretagen använder, eftersom schemana i fråga är enkla. Patent- och registerstyrelsen har emellertid inte resurser att producera lämpliga kalkylmallar för alla företag. Stora företags bokslut skulle kräva betydligt mer komplicerade kalkylmallar, och de skulle ändå sannolikt inte vara användbara för alla stora företag som sådana. Dessutom kan man förvänta sig att privata marknadsaktörer kommer att erbjuda stora företag omvandlingslösningar som bättre tillgodoser deras behov. 

Konsekvenser för programvaruleverantörer

Programvaruleverantörerna har en viktig roll när det gäller att möjliggöra förändringen. Programvaruleverantörerna inom ekonomiförvaltning kan utveckla sin nuvarande programvara så att bokslutet fås direkt från programvaran i digital form och smidigt kan ges in till Patent- och registerstyrelsen via en gränssnittsförbindelse. För närvarande finns det en inhemsk programvaruleverantörs programvara i produktion, och dessutom har Patent- och registerstyrelsen pågående implementeringsprojekt med flera programvaruleverantörer.  

Det finns också olika märkningsprogram på marknaden. Dessa riktar sig framför allt till storföretag som kan märka sina färdiga bokslut som strukturerade. I dagsläget används dessa till exempel för Esef-rapporteringens behov. 

Konsekvenser för aktörer inom den privata sektorn

Det digitala bokslutsmaterialet erbjuder möjligheter för andra aktörer inom den privata sektorn att effektivisera sina egna processer, när bokslutsmaterialet fås direkt i en form som möjliggör vidareutnyttjande. Digitalt bokslutsmaterial erbjuder fördelar t.ex. för finansiärer och kreditvärderingsinstitut, som tack vare det digitala dataformatet kan effektivisera analysen och utnyttjandet av bokslutsmaterialet. 

5.2.2  Ekonomiska konsekvenser för företagens verksamhet

Konkurrensen mellan företagen samt marknadens funktion

Tillgången till och kvaliteten på den ekonomiska informationen har utvecklats betydligt, vilket bidrar till en effektivare konkurrens och en fungerande marknad. Boksluten och tillhörande material är i en allt mer användbar form, vilket stöder utnyttjandet av informationen i beslutsfattandet. 

Bokslut som baserar sig på gemensamt fastställda taxonomier förbättrar informationens kvalitet och jämförbarhet. Detta gör det möjligt för företagen att bedöma sin egen framgång noggrannare i förhållande till konkurrenterna och ger bättre förutsättningar att konkurrera med information. Högklassig och jämförbar ekonomisk information stöder företagens strategiska planering och beslutsfattande allt effektivare. 

Regleringsbörda och andra kostnader

Att ekonomisk information blir i huvudsak digital är en del av en mer omfattande global utveckling som Europeiska unionen redan har reagerat på med flera konkreta åtgärder. Målet med EU:s datastrategi är att positionera unionen i främsta ledet i ett datadrivet samhälle. EU har främjat digitaliseringen av den ekonomiska rapporteringen bl.a. genom Esef-rapporteringskraven, det första och andra digitaliseringsdirektivet och regleringen som syftar till att införa European Single Access Point (Esap) Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2023/2859 av den 13 december 2023 om inrättande av en europeisk gemensam åtkomstpunkt som ger centraliserad tillgång till allmänt tillgänglig information som är relevant för finansiella tjänster, kapitalmarknader och hållbarhet.. Det andra digitaliseringsdirektivet förpliktar registermyndigheterna att från företagens bokslut samla in information om koncernstrukturen och antalet anställda och förmedla informationen till EU:s tjänst för sammankoppling av handelsregister (Bris). Insamlingen av uppgifter direkt från boksluten minskar den administrativa bördan och uppskattningarna visar att alternativa sätt för genomförande utan digital rapportering skulle vara betydligt tyngre för företagen och medföra högre kostnader. I praktiken skulle detta innebära att man inrättar ett nytt rapporteringssystem och lämnar in uppgifterna manuellt. 

Digitala bokslut ökar inte regleringsbördan utan kan bidra till att lätta på den. Exempelvis minskar rapporteringen av samma uppgifter till flera myndigheter, när myndigheterna, t.ex. Skatteförvaltningen och Statistikcentralen, automatiskt kan samla in behövliga uppgifter ur strukturerade rapporter. Digitaliseringen minskar också rapportörens manuella arbete, eftersom programvaran gör det möjligt att automatiskt skapa boksluten när bokslutsanmälan allt oftare görs via gränssnitt. Regleringsbördan kan dock öka, om företaget alltjämt i fortsättningen t.ex. separat ger in bokslutet till Skatteförvaltningen i form av en pdf-fil som bilaga till skattedeklarationen och separat i digital form till Patent- och registerstyrelsen. Enligt revisorsorganisationerna torde bokslutets digitala form medföra extra arbete vid revisionen, men organisationerna har inte lagt fram någon uppskattning av kostnaderna för detta. Däremot är det uppenbart att digitaliseringen mer än obetydligt främjar utnyttjandet av datatekniska verktyg i revisorernas arbete, vilket kan minska kostnaderna för revisionen. Exempelvis kan en revisor utnyttja bokslutsuppgifternas strukturerade form och artificiell intelligens för att säkerställa att verksamhetsberättelsen överensstämmer med bokslutet. 

Kostnaderna för företagens inhämtning av information minskar när tillgången till öppna data utvidgas och ekonomiska uppgifter är effektivare tillgängliga för samhället. Bokslutsmaterial har i EU:s direktiv om öppna data betecknats som värdefulla dataset. Digitaliseringen är en förutsättning för att Patent- och registerstyrelsen omfattande ska kunna öppna bokslutens informationsresurser för samhället. 

I projektet Företagets digitala ekonomi gjordes en utredning av kostnaderna för förändringen. För att det ska vara möjligt att effektivt skapa digitala bokslut måste programvaruleverantörerna lägga till funktionen för digitala bokslut i sina egna produkter. Engångskostnaderna för programvaruleverantörerna bedömdes i projektet vara måttliga. Per program uppskattades kostnaden utgöra under 10 000 euro. Det är troligt att programvaruleverantörerna kommer att ta hänsyn till de kostnader som uppstår när de debiterar sina kunder som använder programvaran. Kostnaderna för ändringar av skräddarsydda programvaror kan avvika avsevärt från vad som anges ovan. Exempelvis omfattas vissa stora företag som använder skräddarsydda ERP-system av förpliktande hållbarhetsrapportering eller ESEF-rapportering, vilket innebär att de redan på grund av detta har varit tvungna att skaffa sig teknisk kapacitet för iXBRL-rapportering. För resten av storbolagen kan man dock identifiera ett behov av att skaffa en licens för ett separat XBRL-rapporteringsprogram. På basis av erfarenheterna från Esef-rapporteringen kan man bedöma att kostnaderna för märkningen av posterna för att omvandla innehållet till strukturerat material i rapporteringsprogrammet uppgår till cirka 10 euro per rapportsida. 

På lång sikt minskar en etablerad praxis för redovisning av digitala bokslut sannolikt företagens administrativa börda och därmed förenade kostnader. 

Företagsverksamhetens intäkter och lönsamhet

Strukturerade och digitala bokslut stöder indirekt företagens lönsamhet genom att effektivisera ekonomiförvaltningens processer, förbättra informationens kvalitet och möjliggöra allokering av resurser till kärnfunktionerna. 

Inledande av företagsverksamhet, verksamhet som företagare och tillväxtförutsättningar

Den digitala rapporteringens inverkan på företagandet är i princip neutral. De verktyg som behövs för det digitala bokslutet är allmänt tillgängliga och kräver inga betydande inledande investeringar. Detta sänker tröskeln för att övergå till digital rapportering och stöder i synnerhet små företags verksamhet. 

Det är naturligt för nya företag att övergå till en digital verksamhetsmiljö, eftersom digitala verktyg kan tas i bruk som en del av ekonomiförvaltningen redan i början av verksamheten. Digitala lösningar bidrar till effektivare ekonomiförvaltningsprocesser, minskar det manuella arbetet och förbättrar kvaliteten på informationshanteringen. Detta bidrar till smidigare verksamhet i företagen och gör det möjligt att allokera resurser till kärnverksamheten. 

Digital rapportering stöder också företagens tillväxtförutsättningar. När den ekonomiska informationen är strukturerad och lättillgänglig kan företagen utnyttja den effektivare t.ex. vid ansökan om finansiering, uppbyggande av kompanjonskap och strategiskt beslutsfattande. Utvidgningen av öppna data förbättrar transparensen och tillgången till information, vilket kan öka förtroendet för företagens verksamhet och främja konkurrenskraften. 

Dessutom möjliggör den digitala rapporteringen automatisering av myndighetssamarbetet, vilket minskar överlappande rapportering och frigör resurser för utveckling av affärsverksamheten. Detta skapar förutsättningar för en skalbar och effektiv affärsverksamhet, särskilt för tillväxtorienterade företag. 

Investeringar och konkurrenskraft

Digital rapportering skapar förutsättningar för ökade investeringar genom att tillhandahålla aktuell, jämförbar och lätt analyserbar ekonomisk information. Detta förbättrar företagens transparens och tillförlitlighet ur investerarnas och finansiärernas synvinkel, vilket kan underlätta tillgången till kapital och stärka investeringsviljan. 

Dessutom stöder den digitala rapporteringen företagens konkurrenskraft genom att erbjuda bättre förutsättningar att utnyttja data i utvecklingen av affärsverksamheten. När den ekonomiska informationen är strukturerad kan den kombineras med andra informationskällor och användas som stöd för t.ex. marknadsanalyser, riskhantering och strategisk planering. Detta gör det möjligt att reagera snabbare på förändringar på marknaden och stöder utvecklingen av innovativa lösningar. 

På samhällelig nivå främjar den digitala rapporteringen ett effektivt informationsutbyte och myndighetssamarbete, vilket minskar den administrativa bördan och förbättrar förutsägbarheten i verksamhetsmiljön. Detta skapar stabilitet och attraktivitet som investeringsobjekt för både inhemska och internationella aktörer. 

Uppkomsten och spridningen av innovationer på marknaden

Det digitala bokslutet främjar uppkomsten och spridningen av innovationer på marknaden genom att erbjuda strukturerad, aktuell och lättanvänd ekonomisk information. När företagens bokslutsmaterial finns tillgängligt i digital form möjliggör det utveckling av nya lösningar inom t.ex. ekonomianalys, automation och tillämpning av artificiell intelligens. 

Tillgången till öppna och strukturerade data stöder i synnerhet startup- och tillväxtföretagens förmåga att utveckla datadrivna tjänster som kan utnyttja bokslutsuppgifter t.ex. vid kreditvärdering, marknadsanalyser eller konkurrentjämförelser. Detta skapar en grund för nya affärsmodeller och bidrar till att skala upp innovationerna. 

Dessutom möjliggör det digitala bokslutet effektivare informationsdelning mellan olika aktörer, dvs. företag, myndigheter, forskningsinstitut och utvecklare. Detta främjar utvecklingen av innovationer och lanseringen av dem som kommersiella produkter och tjänster på marknaden.  

På samhällelig nivå stöder det digitala bokslutet informationens öppenhet och transparens, vilket ökar förtroendet och främjar införandet av innovativa lösningar i större utsträckning. Detta kan leda till effektivare konkurrens, bättre tjänster och snabbare tillägnande av ny teknik. 

Särskilda konsekvenser för små och medelstora företag

Införandet av digitala bokslut har inga särskilda konsekvenser för små och medelstora företags verksamhet, eftersom förändringen i huvudsak sker i bakgrunden och genomförs av revisionsbyråer och programvaruleverantörer. Små och medelstora företag som använder revisionsbyråer eller färdiga bokföringsprogram kommer sannolikt inte att orsakas extra arbete eller påföras nya krav i samband med förändringen. 

Man kan förvänta sig att de små och medelstora företagens nuvarande programvaror för ekonomiförvaltning genomför de tekniska ändringar som behövs för att producera digitala bokslut. Det innebär att små och medelstora företag inte har behov av att skaffa nya programvarulösningar. 

Mikro- och småföretag kan använda den avgiftsfria omvandlingstjänst som Patent- och registerstyrelsen tillhandahåller. Enligt en analys av den databaserade företagssegmenteringen som producerats vid Patent- och registerstyrelsen finns det cirka 36 000 aktiebolag med svag digital förmåga. De personal- och omsättningskategorier som använts i analysen visar att aktiebolagen med en svag digital förmåga är mikroföretag enligt bokföringslagen. Dessa aktiebolag med svag digital förmåga kan utnyttja Patient- och registerstyrelsens avgiftsfria omvandlingstjänst och behöver inte anlita revisionsbyråernas tjänster eller själv investera i programvara för ekonomiförvaltning. Kostnaden för att använda omvandlingstjänsten består i den tid det tar att kopiera siffrorna i bokslutet och lämna in den fil som bildas. Denna tid kan jämföras med t.ex. användningen av Skatteförvaltningens tjänst ”MinSkatt”. Om ett mikro- eller småföretag omfattas av revisionsskyldighet, kan revisionen av bokslutet i digital form medföra merkostnader. 

Handelsregistret förmedlar det registrerade digitala bokslutsmaterialet till Skatteförvaltningen via gränssnittet, liksom för närvarande. Om de digitala bokslutsuppgifterna lämnas in till handelsregistret inom den utsatta tiden för inlämning av skattedeklarationen, behöver bokslutet inte lämnas in separat som bilaga till skattedeklarationen. Samtidigt kan regleringsbördan öka, om företaget alltjämt i fortsättningen ger in bokslutet separat till Skatteförvaltningen som bilaga till skattedeklarationen och separat i digital form till Patent- och registerstyrelsen. 

Små och medelstora företag drar nytta av det digitala bokslutet på samma sätt som större aktörer. Strukturerad och digital rapportering möjliggör: 1) minskad administrativ börda när dataöverföringen till myndigheterna automatiseras, 2) bättre kvalitet och användbarhet för information, t.ex. vid finansieringsförhandlingar och planering av affärsverksamheten, 3) ökad transparens och tillförlitlighet, vilket kan förbättra små och medelstora företags ställning på marknaden och i förhållande till finansiärerna. 

5.2.3  Konsekvenser för myndigheternas verksamhet

Patent- och registerstyrelsen

Ur Patent- och registerstyrelsens synvinkel ändrar digitaliseringen av bokslutsmaterial inte de grundläggande uppgifter som Patent- och registerstyrelsen enligt lagen har i egenskap av personuppgiftsansvarig för handelsregistret. Patent- och registerstyrelsen upprätthåller fortfarande datatekniska kanaler för anmälan av bokslut, övervakar innehållet i handelsregistret och tillhandahåller handelsregistrets offentliga material för utnyttjande. Patent- och registerstyrelsen har redan tidigare investerat i att bygga upp ett gränssnitt för anmälan av digitala bokslut och för vidareförmedling av information till gränssnittet, t.ex. till Skatteförvaltningen. Eftersom det digitala dataformatet i och med utvecklingsarbetet förväntas bli det huvudsakliga sättet att presentera bokslut, måste Patent- och registerstyrelsen fortsätta sitt investerings- och utvecklingsarbete för att genomföra förändringen. Till detta hör expertarbete, systemutveckling och utveckling av taxonomier för bokslut. Under utvecklingsfasen fortsätter de nuvarande bokslutsanmälningarna och registreringsmetoderna och kostnaderna i anslutning till dem på samma sätt som i dagens läge.  

Det förväntas att driftskostnaderna för Patent- och registerstyrelsens system förblir ungefär desamma som för närvarande. I fortsättningen medför det kontinuerliga upprätthållandet av bokslutstaxonomierna och XBRL-gränssnittet nya kostnader för Patent- och registerstyrelsen. De förväntas emellertid inte medföra några betydande kostnader. Dessutom kan vissa kostnader i anslutning till pdf- och pappersanmälan falla bort när de digitala anmälningarna blir det huvudsakliga dataformatet, men sådana kostnader har hittills inte uppskattats. 

I och med det digitala anmälningsformatet effektiviseras tillsynen över Patent- och registerstyrelsens handelsregister. Valideringen av innehållet i digitala bokslutsanmälningar är ett automatiserat förfarande, genom vilket Patent- och registerstyrelsen i mottagningsgränssnittet sållar de tekniska egenskaperna i det digitala materialet som företaget skickar. Med hjälp av en validator är det möjligt att förhindra registrering av en sådan bokslutsanmälan som inte uppfyller de väsentliga tekniska kraven och/eller som inte innehåller de väsentliga innehållsmässiga kraven (t.ex. balansräkningen saknas i bokslutet). Trots valideringen kan dock inte alla fel och brister förhindras. Den automatiska valideringen av bokslutsmaterialet möjliggör att kvaliteten på det registrerade materialet är bättre och att utredningsarbetet på grund av fel eller brister minskar. Patent- och registerstyrelsen kan också själv använda strukturerad information som stöd för tillsynen. För närvarande är det i regel avgiftsfritt att lämna in bokslut; en avgift tas ut endast för bokslut som skickas i pappersform. Då tar Patent- och registerstyrelsen i samband med handläggningen ut en handläggningsavgift på 100 euro. Från och med 2026 blir ärendehanteringen i handelsregistret elektronisk, vilket innebär att det inte längre är möjligt att göra en anmälan på papper ens i fråga om bokslut. Till Patent- och registerstyrelsens avgiftsbelagda verksamhet hör också försäljning av bokslutsmaterial. 

Skatteförvaltningen

Skatteförvaltningen får tillgång till digitalt bokslutsmaterial som registrerats i handelsregistret från Patent- och registerstyrelsen via gränssnittet, på samma sätt som för närvarande. Förändringen gör det möjligt för Skatteförvaltningen att automatisera användningen och vidareförädlingen av information i fråga om strukturerade bokslut. Möjligheten att utveckla analyser och eventuellt olika jämförelser underlättas. I och med ändringen förenklas informationsutbytet mellan Skatteförvaltningen och Patent- och registerstyrelsen i fråga om fastställda bokslut, eftersom boksluten i och med utvecklingsarbetet rapporteras direkt till Patent- och registerstyrelsen.  

Om bokslutsuppgifterna i fortsättningen lämnas in endast till Patent- och registerstyrelsen med tillämpning av principen om ett enda serviceställe, kan det uppstå problem med tanke på Skatteförvaltningens tidsramar, eftersom bokslutet ska lämnas in som bilaga till skattedeklarationen inom fyra månader från utgången av den sista kalendermånaden i räkenskapsperioden. Beskattningen slutförs senast inom sex månader från detta. Ovan nämnda tidsram bestämmer den tid som är tillgänglig för Skatteförvaltningens ordinarie inkomstskattekontroll.  

Det har uppskattats att Skatteförvaltningen orsakas måttliga kostnader när det digitala dataformatet blir vanligare. För närvarande har Skatteförvaltningen kapacitet att ta emot digitala bokslut från Patent- och registerstyrelsen. Merkostnader kan eventuellt uppkomma i fråga om de strukturerade noterna. 

Statistikcentralen

Uppgifterna i boksluten används i stor utsträckning vid Statistikcentralen. De viktigaste användningsområdena är företagsstatistik, nationalräkenskaper och koncernregistret. Nationalräkenskaperna är ett statistiskt system som beskriver samhällsekonomins verksamhet och dess viktigaste nyckeltal är bruttonationalprodukten. 

De bokslut som Statistikcentralen för närvarande använder är huvudsakligen i pdf-format, och utnyttjandet av dem är manuellt. Bokslut i digital form effektiviserar avsevärt användningen av boksluten och möjliggör mer omfattande och automatisk användning av uppgifterna i dem. Även statistikens kvalitet kan förbättras i och med att urvalets täckning ökar. Kostnader orsakas av att nytt strukturerat material införs i statistikproduktionsprocessen. Förändringen medför besparingar, eftersom den minskar det manuella arbete som för närvarande utförs. 

5.2.4  Andra samhälleliga konsekvenser

De digitala bokslutens inverkan på samhällsekonomin är positiv. En av de stora fördelarna på samhällelig nivå är informationens transparens. Den fria tillgången till information i det digitala bokslutsmaterialet ökar förtroendet mellan olika aktörer när informationen är kommensurabel och inbördes jämförbar. I fortsättningen kan många dataanvändare, såsom media, banker m.fl. använda öppna data. Lösningen möjliggör också mångsidigare analyser när det är möjligt att kombinera bokslutsmaterial med annat strukturerat material.  

Utvecklingen av dataskyddet medför betydande fördelar för alla aktörer. I nuläget kan Patent- och registerstyrelsen inte övervaka datainnehållet i handlingar i pdf-format manuellt, vilket leder till att handlingar registreras automatiskt även när de innehåller ovidkommande innehåll. Därför uppstår årligen personuppgiftsincidenter som kan undvikas genom automatisk validering av strukturerat datainnehåll. Det är möjligt att granska boksluten och utveckla tillsynen, medan Patent- och registerstyrelsens nuvarande tillsyn sker i efterhand. Generellt kan man uppskatta att minskningen av manuella arbetsskeden i och med automatiseringen gör det möjligt för olika aktörer att inrikta arbetet på mer produktiva arbeten.  

Utmaningarna i den nuvarande modellen är svårigheterna med att behandla information och ineffektivitet. Många som använder och vidareförädlar informationen är i nuläget tvungna att omvandla boksluten till ett strukturerat format, vilket avsevärt ökar kostnaderna. Den allmänna slutsatsen av Patent- och registerstyrelsens hörande av företags- och myndighetsaktörer är att användarna vill ha strukturerade data som kan vidareutnyttjas och förädlas. Datans omfattning och kvalitet ses som en viktig faktor. Bättre informationstäckning, riktighet och snabbare tillgång gör det möjligt för flera aktörer att använda informationen mångsidigare. 

Dessutom möjliggör digital form för bokslutet effektivare kontroll av revisionsskyldigheten, eftersom gränsvärdena markeras separat i det digitala bokslutet. Revision bidrar i sin tur till att minska förekomsten av grå ekonomi. 

5.2.5  Konsekvenser av ändringarna i informationshanteringen

Inledning

I propositionen föreslås ändringar som förutsätter ändringar i Patent- och registerstyrelsens nuvarande processer och system. När det gäller anmälan av digitala bokslut medför lagförslaget inga helt nya processer för Patent- och registerstyrelsen. Det handlar i huvudsak om att utveckla den nuvarande verksamheten (informationssystem, informationsresurser, tjänster).  

Det har varit möjligt att frivilligt ge in digitala bokslut till handelsregistret sedan 2019 och inlämnandet har i regel utvecklats kontinuerligt. Digitala bokslut kan för närvarande ges in till Patent- och registerstyrelsen i gränssnittstjänsten, FODS-tjänsten och i undantagssituationer med en webblankett. Lagförslaget skapar enligt Patent- och registerstyrelsen inte något behov av nya anmälningskanaler. Avsikten är att ytterligare utveckla anmälningstjänsterna, såsom valideringen av digitala bokslut. Patent- och registerstyrelsen stöder programvaruleverantörerna vid integreringen med gränssnittet och dess nya versioner. 

Extrahering av information om koncernstrukturen och antalet anställda från de digitala boksluten och överföringen av denna information till EU:s system för sammankoppling av handelsregister Bris är en ny process som kräver ändringar i Patent- och registerstyrelsens nuvarande system. Patent- och registerstyrelsen extraherar för närvarande inte uppgifter från de bokslut som ges in till handelsregistret. Också Esap (European Single Access Point) förutsätter att hela bokslutsmaterial extraheras och förmedlas vidare. Enligt förordningarna om Esap ska det material som förmedlas dit, såsom bokslutet, vara i ett format som möjliggör extrahering av uppgifter eller i maskinläsbart format.  

Lagändringarna bedöms inte ha några betydande konsekvenser för riskerna i anslutning till Patent- och registerstyrelsens informationshantering. De digitala boksluten ges in, behandlas och överlåts i huvudsak inom ramen för de nuvarande systemen och processerna och inga nya personuppgifter samlas in. Om alla bokslut gavs in i digital form skulle det sannolikt öka användningen av befintliga gränssnittstjänster.  

Utvecklingen av dataskyddet är också en betydande fördel, såsom framgår av avsnitt 5.2.4 ovan. 

Organisering av informationshanteringen

Lagändringarna medför inga nya uppgifter för Patent- och registerstyrelsen i samband med registreringen av digitala bokslut. Extraheringen av uppgifter från boksluten och överlåtelsen av dem vidare till Bris är ett nytt krav för Patent- och registerstyrelsen, som förutsätter ändringar i Patent- och registerstyrelsens nuvarande system och tillvägagångssätt. Inlämningen av bokslut i digital form är en ny skyldighet för företagen och kommer att kräva att kommunikationen och rådgivningen effektiviseras vid Patent- och registerstyrelsen. Antalet digitala bokslut har hittills varit litet, varför rådgivningen har kunnat skötas med små insatser. När de digitala boksluten blir vanligare ökar emellertid behovet av rådgivning och behovet av att utbilda personalen. Lagändringarna föranleder inte behandling av personuppgifter som avviker från nuläget. 

För att extrahera uppgifter från bokslutet krävs systemändringar och eventuellt också ett nytt system hos Patent- och registerstyrelsen, så att extraheringen kan göras säkert och effektivt. Insamlingen av uppgifter sker automatiskt, vilket innebär att det inte är nödvändigt att utbilda personalen i behandlingen av uppgifterna. 

Informationssäkerhet

Lagändringarna medför inga ändringar i informationssäkerheten eller något behov av att behandla sekretessbelagda uppgifter. Kraven på bokslutsmaterialets datainnehåll förändras inte, och därför påverkar lagarna inte behandlingen av informationsmaterialet. 

Bildande av informationsmaterial och elektronisk överlåtelse

För närvarande är kvaliteten på boksluten varierande och bokslutsanmälningarna ofta delvis bristfälliga. Bokslutsmaterial i pdf-format är förenat med risker för personuppgiftsincidenter, eftersom innehållet i materialet inte kan kontrolleras fullt ut. Med hjälp av det digitala formatet kan Patent- och registerstyrelsen tekniskt validera bokslutens datainnehåll och säkerställa materialets integritet och att det inte innehåller material som strider mot dataskyddet. 

När allt bokslutsmaterial är i digital form kan det delas avgiftsfritt som öppna data. Bokslutsmaterial har i EU:s direktiv (EU) 2019/1024 om öppna data och vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn nämnts som värdefulla dataset. 

6.2.1  Inledning

Enligt den information som finns att tillgå pågår förberedelserna i EU:s medlemsstater fortfarande. Sålunda finns det inga uppgifter om huruvida medlemsstaterna tillämpar andra modeller än de som föreslås i propositionen. Nedan presenteras läget för det digitala bokslutet i vissa jämförelseländer. 

6.2.2  Sverige

I Sverige ansvarar Bolagsverket för mottagande, granskning, registrering och offentliggörande av bokslutsanmälningar. 

Obligatorisk och frivillig anmälan i iXBRL-format

Det är inte obligatoriskt för företagen att lämna in bokslutet i iXBRL-format, men det är möjligt som frivilligt förfarande. År 2025 lämnades cirka 61 procent av alla bokslutsanmälningar in i iXBRL-format. Största delen av dessa anmälningar gällde små aktiebolag (kategori K2, aktiebolag).  

Enligt Bolagsverkets bedömning är iXBRL-anmälan ett attraktivt alternativ för företagen i och med att det är enkelt, säkert och snabbt. Företagets storlek bestämmer vilka handlingar som ska bifogas bokslutsanmälan. Exempelvis små och medelstora företag (SMF) som följer K2-, K3- eller K3K-regelverket ska bifoga en verksamhetsberättelse till anmälan. Cirka 30 procent av dessa företag ska dessutom bifoga en revisionsberättelse. 

Däremot ska företag i kategori K4 lämna in sina bokslut i Esef-format, och anmälan ska göras både till handelsregistret och till Finansinspektionen. Bolagsverket planerar att utvidga Esef-rapporteringen även till andra företagsformer än aktiebolag när lämpliga taxonomier för dem har publicerats. Nationellt utvecklas också rapporteringen av kategorierna K2 och K3 för ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. 

En hållbarhetsrapport ska efter den 1 juli 2025 ingå i verksamhetsberättelsen för stora företag. 

Rapporteringskanaler och granskning av material

Bokslut i iXBRL-format lämnas till Bolagsverket via det gränssnitt som verket förvaltar. Anmälan kan inte göras via e-tjänstportalen. Bolagsverket genomför en formell kontroll av anmälningarna, där det bl.a. säkerställs att alla nödvändiga handlingar ingår i anmälan, att handlingarna är korrekt undertecknade och att revisionsberättelsen har bifogats, om den är obligatorisk. 

Bokslutsmaterialet ska innehålla ett fastställelseintyg som visar att bokslutet har godkänts på bolagsstämman och undertecknats av verkställande direktören eller en styrelsemedlem. 

Bolagsverket kontrollerar inte riktigheten i innehållet i anmälan (t.ex. att beloppen stämmer överens). Anmälan registreras som sådan och kan inte återkallas. Om en ny anmälan lämnas in, ska den åtföljas av en motivering för ersättandet av den tidigare anmälan. 

Kombination av flera taxonomier

Bolagsverkets system för registrering av Esef-bokslut gör det inte möjligt att bifoga handlingar enligt andra taxonomier till anmälan enligt Esef-taxonomin. Detta beror inte på tekniska begränsningar, utan syftet är att förenhetliga registreringspraxisen med svenska Finansinspektionen. 

K2- och K3-registreringar baseras på nationella taxonomier. I iXBRL-filerna ingår hänvisningar till flera olika taxonomier, såsom K2- eller K3-årsredovisning, K3-koncernredovisning, Revisionsberättelse, Fastställelseintyg. 

Bolagsverket tillåter inte taxonomitillägg i anmälningar enligt K2 och K3. Anmälningarna ska lämnas i iXBRL-format och zip-paket får inte användas. 

6.2.3  Danmark

I Danmark ansvarar näringsstyrelsen (Erhvervsstyrelsen) för mottagande, granskning, registrering och offentliggörande av bokslutshandlingar. 

Obligatorisk och frivillig anmälan i iXBRL-format

Sedan början av 2025 har det varit obligatoriskt för alla redovisningsskyldiga företag att lämna in bokslutsanmälan i iXBRL-format. Således lämnas alla bokslutsanmälningar i fortsättningen in i iXBRL-format. 

I Danmark delas företagen in i fyra rapporteringskategorier: A, B, C och D. Skyldigheten gäller rapporteringskategorierna B–D. Företag i kategori A är inte skyldiga att lämna in sina bokslut för registrering, men kan göra det frivilligt. Finansiella företag är också skyldiga att lämna in sina bokslut i iXBRL-format till handelsregistret, varifrån de vidarebefordras till den danska finansiella tillsynsmyndigheten. 

Skyldigheten grundar sig på en föreskrift från näringsstyrelsen (Indsendelsesbekendtgørelsen) som fastställer reglerna för rapportering, såsom format och rapporteringskanaler. Företagets rapporteringskategori bestämmer vilken information som ska ingå i rapporten. 

Rapporteringskanaler och validering av material

Företagen har tre alternativa kanaler för att lämna in en bokslutsanmälan i iXBRL-format: 1) baskanal för enkla företag (Regnskab Basis), 2) kanal som lämpar sig för alla taxonomier (Regnskab Special), 3) gränssnittsanmälan. 

Kombination av flera taxonomier

De handlingar som ingår i bokslutsanmälan – bokslut, verksamhetsberättelse, hållbarhetsrapport, revisionsberättelse och Esef-granskningsberättelse – märks med XBRL-märkningar och inkluderas i anmälan i enlighet med taxonomin för dem. 

Tillåtna taxonomier är endast taxonomin enligt den danska bokföringslagen eller Esef-taxonomin tillsammans med vissa andra taxonomier. I samma bokslutsanmälan är det möjligt att använda flera olika taxonomier. 

6.2.4  Estland

I Estland ansvarar handelsregistret (Äriregister) för att ta emot, granska, registrera och offentliggöra årsanmälan. 

Obligatorisk och frivillig anmälan i iXBRL-format

Handelsregistret har som mål att slopa anmälan i pdf-format och övergå till anmälan som baserar sig på XBRL-standarden. Det är inte obligatoriskt att lämna in bokslutsanmälan i iXBRL-format, men det är möjligt. För närvarande lämnar främst börsnoterade företag in sina bokslut i iXBRL-format i enlighet med Esef-kraven. Dessa anmälningar är dock få till antalet. 

Börsbolagens XBRL-märkningspraxis varierar, delvis på grund av att standarderna för IFRS- och hållbarhetsrapportering inte har definierats tydligt. I och med den obligatoriska hållbarhetsrapporteringen förväntas antalet iXBRL-anmälningar öka, särskilt för stora företag. 

I Estland ska bokslutsanmälan innehålla verksamhetsberättelse, hållbarhetsberättelse, revisionsberättelse, Esef-granskningsberättelse och hållbarhetsgranskningsberättelse. Revisionsberättelsen ska vara i XBRL-format. 

Utvecklingstrend: Anmälan som grundar sig på XBRL GL-standarden

Avsikten är att anmälningsprocessen i framtiden ska basera sig på XBRL GL-standarden. Handelsregistrets system omvandlar bokföringsdata till en rapport och lägger till märkningar enligt iXBRL-taxonomin. Som bäst utvecklas den infrastruktur som krävs för att möjliggöra ett sådant anmälningsförfarande. När systemet är klart kommer det att vara tillgängligt för alla rapporterande juridiska personer. 

Även i fortsättningen gäller anmälningsskyldigheten i iXBRL-format endast börsbolag. För andra företag är strukturerad rapportering inte obligatoriskt, men det är inte uteslutet att det införs. 

Rapporteringskanaler och validering av material

För närvarande är handelsregistrets portal den enda anmälningskanalen för bokslut. I framtiden är det också möjligt att ge in anmälan via ett tekniskt gränssnitt (API). Utvecklingen av gränssnittet är en del av projektet Andmesild (”databrygga”). 

Den estniska registreringsmyndigheten validerar inte iXBRL-handlingar. Företaget lämnar in materialet och handelsregistret överför det vidare utan granskningsåtgärder. Införandet av gränssnittet skulle göra det möjligt att utnyttja valideringsmekanismerna, men utvecklingen prioriteras för närvarande inte, eftersom anmälarna är få till antalet. 

Kombination av flera taxonomier

I Estland har det ännu inte avgjorts om det är möjligt att använda flera olika taxonomier i bokslutsanmälan. Tekniskt sett möjliggör iXBRL-standarden detta, men det praktiska genomförandet utreds fortfarande. 

Om det av bokföringsmaterial enligt XBRL GL-standarden kan bildas en rapport enligt antingen IFRS-taxonomin eller den nationella taxonomin är det tekniskt möjligt att stödja båda. 

6.2.5  Nederländerna

Ministere van Economische Zaken en Klimaat ansvarar för lagstiftningen om digitala bokslut (Besluit electronische deponering handelsregister, eng. Decree on electronic filing in the trade register). Boksluten registreras i handelsregistret, som förvaltas av Kamer van Koophandel (KVK). 

Obligatorisk och frivillig anmälan i iXBRL-format

Rapportering i XBRL-format har stegvis blivit obligatorisk i Nederländerna sedan 2016, då det först blev obligatoriskt för små företag och mikroföretag. Från och med 2018 gäller skyldigheten också självständiga medelstora företag. 

Förpliktande lagstiftning för stora företag och medelstora företag som hör till en koncern har trätt i kraft för räkenskapsperioder som börjar den 1 januari 2025, dvs. rapporterna lämnas in från och med 2026. Skyldigheten gäller alla bolagsformer. I framtiden tillåts också iXBRL-formatet, som har fastställts från och med 2022. 

Enligt förväntningarna producerar de största företagen sina bokslut i iXBRL-format. Myndigheterna uppskattar att cirka 5 000–10 000 rapporter lämnas in i iXBRL-format. Totalt lämnas cirka 900 000 rapporter in till handelsregistret. 

En del av de stora företagen har redan innan skyldigheten trädde i kraft frivilligt rapporterat i strukturerad form. Till detta har bidragit bl.a. viljan att utveckla förståelsen för den digitala rapporteringsprocessen och programvarans funktioner samt samarbetet med revisorerna. 

Rapporteringskanaler och validering av material

Företagen kan lämna in iXBRL-bokslut via tre olika kanaler: 1) system till system (S2S): från programvaran direkt till myndighetens Digipoort-tjänst, via vilken rapporter kan lämnas till flera myndigheter, 2) nedladdningsportal: en XBRL-rapport som skapats i kommersiell programvara laddas upp till en e-tjänstportal och 3) e-tjänst: slutanvändaren matar in bokslutsuppgifterna i en webbaserad tjänst som skapar en XBRL-rapport och levererar den via Digipoort. Tjänsten används främst av små företag. 

Kombination av flera taxonomier

För närvarande innehåller det nederländska XBRL-bokslutet förutom bokslutet även en revisionsberättelse och en digital signatur. De delar av bokslutsanmälan som saknas fogas till den strukturerade anmälan i framtiden. 

Rapporter enligt Esef-taxonomin och den nationella taxonomin lämnas för närvarande inte in i samma paket.